แบบฟอร์มสำหรับส่งบทความเข้าคลังความรู้
วันที่บันทึก : 22 พฤษภาคม 2557
ผู้บันทึก : นางสาวจุฑารัตน์ พลายด้วง
กลุ่มงาน : งานพัฒนาบุคลากร
ฝ่าย : ยุทธศาสตร์และบริหารคุณภาพ
ประเภทการปฏิบัติงาน (เช่น ประชุม อบรม ฯลฯ) : อบรม
วันที่ 28 เมษายน 2557 ถึงวันที่ 29 เมษายน 2557
หน่วยงาน/สถาบันที่จัด : สถาบันพระบรมราชชนก
สถานที่จัด : ณ ห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์ ตึกหอสมุดสุรัตน์โอสถานุเคราะห์ ชั้น 3 มหาวิทยาลัยกรุงเทพฯ วิทยาเขตรังสิต จังหวัดปทุมธานี
เรื่อง : อบรมเชิงปฏิบัติการนำเข้าข้อมูลการพัฒนาในระบบบุคลากร
รายละเอียด
เพื่อพัฒนาให้ผู้รับผิดชอบงานพัฒนาบุคลากร มีความรู้ความเข้าใจ สามารถบันทึกข้อมุลการพัฒนาในระบบบุคลากรและจัดทำรายงานสารสนเทศได้อย่างถูกต้อง
ความรู้ที่สามารถนำมาประยุกต์ใช้กับการปฏิบัติงาน
- สามารถนำเข้าบันทึกข้อมูลการพัฒนาในระบบบุคลากรได้อย่างถูกต้อง
- สามารถตรวจค้นการแสดงประวัติการไปประชุม / อบรม / สัมมนาในแต่ละปีงบประมาณได้
- จัดทำรายงานสารสนเทศได้อย่างถูกต้อง
สรุปการขั้นตอนระบบการจัดการข้อมูลการพัฒนาบุคลากรสำหรับผู้ใช้ทั่วไป ได้ดังนี้คือ
1. การทำเรื่องขอไปประชุม/อบรม/สัมมนา
1.1 เลือกเมนู ทำเรื่องขอไปประชุม/อบรม/สัมมนา
1.2 เลือกเมนู บันทึกข้อมูลการไปประชุม/อบรม/สัมมนา
หมายเลข 1 : เป็นตารางแสดงจำนวนงบประมาณที่ได้และใช้ไปแล้วในแต่ละประเภทงบประมาณ
หมายเลข 2 : เป็นตารางแสดงประวัติการไปประชุม/อบรม/สัมมนาในแต่ปีงบประมาณ ซึ่งค่าเริ่มต้นจะเป็นปีงบประมาณปัจจุบัน
1.3 กดที่ปุ่ม เพื่อนำไปสู่หน้า แบบฟอร์มการไปประชุม/อบรม/สัมมนา สำหรับการกรอกข้อมูล
1.4 ให้ทำการกรอกแบบฟอร์มบันทึกข้อมูลการไปประชุม/อบรม/สัมมนาตามที่ได้กำหนดไว้
1.4.1 เลือกประเภทการพัฒนา
1.4.2 เลือกประเภทการไปราชการ ด้านสายงาน และด้านการพัฒนา
Aเลือก ประชุม/อบรม/สัมมนา ในกรณีที่เป็นเรื่องที่มีวัตถุประสงค์ของกิจกรรมเพื่อพัฒนาศักยภาพของบุคลากร มีวิทยากรให้ความรู้
Aเลือก ประชุมราชการ ในกรณีเป็นการประชุมที่ไม่มีวิทยากร
ด้านสายงาน Aเลือก ตรงสายงาน ในกรณีที่เรื่องที่ไป ตรงหรือเกี่ยวข้องกับภาระงานที่รับผิดชอบ
ด้านการพัฒนา Aเลือก วิชาชีพ ในกรณีที่เรื่องที่ไป จัดเพื่อกลุ่มเป้าหมายเป็นกลุ่มวิชาชีพเดียวกันเช่น พยาบาล นักบัญชี นักทรัพยากร เจ้าหน้าที่สารบรรณ ฯลฯ
1.4.3 เลือกพาหนะในการเดินทาง
Aกรณีที่เลือกพาหนะในการเดินทางเป็น “รถราชการ” จะปรากฏช่องให้กรอกชื่อ-นามสกุลของพนักงานขับรถยนต์ และทะเบียนรถราชการ
Aกรณีที่เลือกพานะในการเดินทางเป็น “รถยนต์ส่วนตัว” จะปรากฏช่องให้กรอกทะเบียนรถ ดังรูป
1.5 เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้ทำการกดที่ปุ่ม
1.6 จากนั้นจะมีแบบฟอร์มเพิ่มเติมขึ้นมาให้กรอก
1.6.1 การเพิ่มผู้ร่วมไปประชุม/อบรม/สัมมนา (ถ้ามี)
เมื่อเลือกผู้ร่วมไปประชุม/อบรม/สัมมนา (กรอบแดง) ที่ต้องการเรียบร้อยแล้วให้กดที่ปุ่ม เพื่อเป็นการเพิ่มผู้ร่วมไปประชุม
1.6.2 การจัดการข้อมูลวันที่เดินทาง จำนวนชั่วโมง และงบประมาณที่ใช้ ของผู้ไปประชุม/อบรม/สัมมนา
หมายเลข 1: เป็นไอคอนสำหรับแก้ไขข้อมูลวันที่เดินทาง จำนวนชั่วโมง และงบประมาณที่ใช้ของผู้ไปประชุม/อบรม/สัมมนา หากกดแก้ไขจะแสดงหน้าจอเพื่อให้สามารถแก้ไขข้อมูลได้ ดังภาพ เมื่อแก้ไขข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้กด เพื่อเป็นการบันทึกข้อมูลการไปประชุม/อบรม/สัมมนารายบุคคลที่ได้ทำการแก้ไขไป
หมายเลข 2: เป็นไอคอนสำหรับการลบ เมื่อคลิกที่ไอคอนแล้วจะขึ้นแจ้งเตือนว่า “คุณต้องการลบหรือไม่” ถ้าผู้ใช้กดปุ่ม จะเป็นการยืนการลบผู้ร่วมไปประชุมที่ผู้ใช้เลือก ถ้าไม่ต้องการลบให้กดปุ่ม
17. การจัดการหัวข้อในการเป็นวิทยากร/บริการวิชาการ (กรณีเลือกประเภทการไปราชการเป็นวิทยากร หรือบริการวิชาการ)
เป็นหน้าจอในการจัดการหัวข้อในการเป็นวิทยากร/บริการวิชาการ ซึ่งหมายเลขต่างๆ ภายในรูปที่ 85 มีความหมาย ดังนี้
หมายเลข 1: เป็นการเพิ่มหัวข้อในการเป็นวิทยากร/บริการวิชาการ ในกรณีที่มีหัวข้อ มากกว่า1หัวข้อ
หมายเลข 2: เป็นการแก้ไขหัวข้อในการเป็นวิทยากร/บริการวิชาการ
หมายเลข 3: เป็นการลบหัวข้อในการเป็นวิทยากร/บริการวิชาการ
หมายเลข 4: เป็นการบันทึกหัวข้อในการเป็นวิทยากร/บริการวิชาการ ในกรณีที่ บันทึกหัวข้อในการเป็นวิทยากร/บริการวิชาการเป็นครั้งแรก
18. กรณีเลือกประเภทการไปราชการเป็นไปประชุม/อบรมสัมมนา ประชุมราชการ หรือศึกษาดูงาน
18.1 การเลือกข้อมูลความสอดคล้องเกี่ยวกับการไปประชุม/อบรม/สัมมนา
ให้ทำการเลือกความสอดคล้องเกี่ยวกับการไปประชุม/อบรม/สัมมนา โดยการคลิกเลือกที่ช่องสี่เหลี่ยมหน้าความสอดคล้องที่ต้องการ
18.2 บันทึกรายงานการประชุม/อบรม/สัมมนา
18.3 การบันทึกการนำมาประยุกต์ใช้ในองค์กร
เมื่อเราทำการบันทึกข้อมูลการไปประชุม/อบรม/สัมมนาในข้อ 1.6 – 1.8 เสร็จสิ้นแล้ว ให้ทำการคลิกที่ปุ่มต่างๆ ที่ต้องการ ดังนี้
ปุ่มสีเขียว หมายถึง การบันทึกใบไปราชการแบบร่าง
ปุ่มสีฟ้า หมายถึง การยืนยันการบันทึกข้อมูลใบไปราชการพร้อมส่งเข้าเส้นทางในการอนุมัติเอกสาร (ถ้ามีการกำหนดเส้นทางการอนุมัติแล้ว)
ปุ่มสีแดง หมายถึง การยกเลิกการบันทึกใบไปราชการหรือลบใบไปราชการนั้นทิ้งนั่นเอง
ปุ่มสีขาว หมายถึง ทำการย้อนกลับไปยังหน้ารายการข้อมูลการไปประชุม/อบรม/สัมมนา
2. การแจ้งผลยืนยันการไปประชุม/อบรม/สัมมนา
เมื่อกลับจากการไปประชุม/อบรม/สัมมนา ต้องกลับมา บันทึกข้อมูลเพิ่มเติมให้ครบถ้วน โดย
2.1 เลือกเมนู แจ้งผลยืนยันการไปประชุม/อบรม/สัมมนา
2.2 เลือก รายการรอแจ้งผลยืนยันการไปประชุม/อบรม/สัมมนาที่ต้องการ แล้วกดที่ปุ่ม
2.3 จากนั้นจะแสดงหน้าแบบฟอร์มให้ทำการบันทึกข้อมูลการไปประชุม/อบรม/สัมมนา ดังนี้
2.3.1 กรณีที่เลือกพาหนะในการเดินทางเป็น “รถราชการ” จะปรากฏช่องให้กรอกชื่อ-นามสกุลของพนักงานขับรถยนต์ และทะเบียนรถราชการ ดังรูป
2.3.2 กรณีทีเลือกพาหนะในการเดินทางเป็น “รถยนต์ส่วนตัว” จะปรากฏช่องให้กรอกทะเบียนรถ ดังรูป
2.4 การเพิ่มผู้ร่วมไปประชุม/อบรม/สัมมนา (ถ้ามี)
เมื่อเลือกผู้ร่วมไปประชุม/อบรม/สัมมนา (กรอบแดง) ที่ต้องการเรียบร้อยแล้วให้กดที่ปุ่ม เพื่อเป็นการเพิ่มผู้ร่วมไปประชุม
หมายเลข 1: เป็นไอคอนสำหรับแก้ไขข้อมูลวันที่เดินทาง จำนวนชั่วโมง และงบประมาณที่ใช้ของผู้ไปประชุม/อบรม/สัมมนา หากกดแก้ไข จะแสดงหน้าจอเพื่อให้สามารถแก้ไขข้อมูลได้ เมื่อแก้ไขข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้กด เพื่อเป็นการบันทึกข้อมูลการไปประชุม/อบรม/สัมมนารายบุคคลที่ได้ทาการแก้ไขไป
หมายเลข 2: เป็นไอคอนสำหรับการลบ เมื่อคลิกที่ไอคอนแล้วจะขึ้นแจ้งเตือนว่า “คุณต้องการลบหรือไม่” ถ้าผู้ใช้กดปุ่ม จะเป็นการยืนการลบผู้ร่วมไปประชุมที่ผู้ใช้เลือก ถ้าไม่ต้องการลบให้กดปุ่ม ดังรูป
2.5 การจัดการหัวข้อในการเป็นวิทยากร/บริการวิชาการ (กรณีเลือกประเภทการไปราชการเป็นวิทยากร หรือบริการวิชาการ)
หมายเลข 1: เป็นการเพิ่มหัวข้อในการเป็นวิทยากร/บริการวิชาการ ในกรณีที่มีหัวข้อ มากกว่า 1 หัวข้อ
หมายเลข 2: เป็นการแก้ไขหัวข้อในการเป็นวิทยากร/บริการวิชาการ
หมายเลข 3: เป็นการลบหัวข้อในการเป็นวิทยากร/บริการวิชาการ
หมายเลข 4: เป็นการบันทึกหัวข้อในการเป็นวิทยากร/บริการวิชาการ ในกรณีที่ บันทึกหัวข้อในการเป็นวิทยากร/บริการวิชาการเป็นครั้งแรกหน้าจอในการเลือกข้อมูลความสอดคล้องเกี่ยวกับการไปประชุม/
2.6 อบรม/สัมมนา (กรณีเลือกประเภทการไปราชการเป็นไปประชุม/อบรมสัมมนา ประชุมราชการ หรือศึกษาดูงาน)
ให้ทำการเลือกความสอดคล้องเกี่ยวกับการไปประชุม/อบรม/สัมมนา โดยการคลิกเลือกที่ช่องสี่เหลี่ยม £ หน้าความสอดคล้องที่ต้องการ
2.7 บันทึกรายงานการประชุม/อบรม/สัมมนา (กรณีเลือกประเภทการไปราชการเป็นไปประชุม/อบรมสัมมนา ประชุมราชการ หรือศึกษาดูงาน)
2.8 บันทึกการนามาประยุกต์ใช้ในองค์กร (กรณีเลือกประเภทการไปราชการเป็นไปประชุม/อบรมสัมมนา ประชุมราชการ หรือศึกษาดูงาน)
เมื่อเราทำการบันทึกข้อมูลการไปประชุม/อบรม/สัมมนาในข้อ 2.6-2.8 เสร็จสิ้นแล้ว ให้ทำการคลิกที่ปุ่มต่างๆ ที่ต้องการ ดังนี้
ปุ่มสีเขียว หมายถึง การบันทึกใบไปราชการแบบร่าง
ปุ่มสีฟ้า หมายถึง การยืนยันการบันทึกข้อมูลใบไปราชการพร้อมส่งเข้าเส้นทางในการอนุมัติเอกสาร (ถ้ามีการกำหนดเส้นทางการอนุมัติแล้ว)
ปุ่มสีแดง หมายถึง การยกเลิกการบันทึกใบไปราชการหรือลบใบไปราชการนั้นทิ้งนั่นเอง
ปุ่มสีขาว หมายถึง ทำการย้อนกลับไปยังหน้ารายการข้อมูลการไปประชุม/อบรม/สัมมนา
3. การตรวจสอบสถานะการอนุมัติและพิมพ์ใบขอไปประชุม/อบรม/สัมมนา
3.1 ไปที่ เมนู (Menu) คลิกเลือก ทำเรื่องขอไปประชุม/อบรม/สัมมนา
3.2 เลือกเมนู ตรวจสอบสถานะการอนุมัติและพิมพ์ใบขอไปประชุม/อบรม/สัมมนา
3.3 ทำการเลือก ช่วงวันที่ไปราชการ และกดที่ปุ่ม
หน้าจอในการเลือกช่วงวันที่ไปราชการ และการแสดงรายละเอียดของสถานะการอนุมัติ
หมายเลข 1: เป็นช่วงวันที่เริ่มต้นในการไปราชการ
หมายเลข 2: เป็นช่วงวันที่สิ้นสุดในการไปราชการ
หมายเลข 3: เป็นการแสดงรายละเอียดของสถานะการอนุมัติ
หมายเลข 4: เป็นการสั่งพิมพ์เอกสารที่ใช้ในการไปราชการ (ใบปะหน้า) ตัวอย่างดังรูป
หน้าจอในการสั่งพิมพ์เอกสารที่ใช้ในการไปราชการ (ใบปะหน้า)
(378)