แบบฟอร์มสำหรับส่งบทความเข้าคลังความรู้

วันที่บันทึก :    22   พฤษภาคม  2557

ผู้บันทึก :  นางสาวจุฑารัตน์  พลายด้วง

กลุ่มงาน :  งานพัฒนาบุคลากร

ฝ่าย :  ยุทธศาสตร์และบริหารคุณภาพ

ประเภทการปฏิบัติงาน (เช่น ประชุม อบรม ฯลฯ) :   อบรม

วันที่  28 เมษายน 2557        ถึงวันที่  29  เมษายน 2557

หน่วยงาน/สถาบันที่จัด :  สถาบันพระบรมราชชนก

สถานที่จัด :  ณ ห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์ ตึกหอสมุดสุรัตน์โอสถานุเคราะห์ ชั้น 3 มหาวิทยาลัยกรุงเทพฯ วิทยาเขตรังสิต  จังหวัดปทุมธานี

เรื่อง :  อบรมเชิงปฏิบัติการนำเข้าข้อมูลการพัฒนาในระบบบุคลากร

รายละเอียด

        เพื่อพัฒนาให้ผู้รับผิดชอบงานพัฒนาบุคลากร  มีความรู้ความเข้าใจ สามารถบันทึกข้อมุลการพัฒนาในระบบบุคลากรและจัดทำรายงานสารสนเทศได้อย่างถูกต้อง

ความรู้ที่สามารถนำมาประยุกต์ใช้กับการปฏิบัติงาน

-          สามารถนำเข้าบันทึกข้อมูลการพัฒนาในระบบบุคลากรได้อย่างถูกต้อง

-          สามารถตรวจค้นการแสดงประวัติการไปประชุม / อบรม / สัมมนาในแต่ละปีงบประมาณได้

-     จัดทำรายงานสารสนเทศได้อย่างถูกต้อง

 

 สรุปการขั้นตอนระบบการจัดการข้อมูลการพัฒนาบุคลากรสำหรับผู้ใช้ทั่วไป ได้ดังนี้คือ

1. การทำเรื่องขอไปประชุม/อบรม/สัมมนา

1.1 เลือกเมนู ทำเรื่องขอไปประชุม/อบรม/สัมมนา

1.2 เลือกเมนู บันทึกข้อมูลการไปประชุม/อบรม/สัมมนา

หมายเลข 1 : เป็นตารางแสดงจำนวนงบประมาณที่ได้และใช้ไปแล้วในแต่ละประเภทงบประมาณ

หมายเลข 2 : เป็นตารางแสดงประวัติการไปประชุม/อบรม/สัมมนาในแต่ปีงบประมาณ ซึ่งค่าเริ่มต้นจะเป็นปีงบประมาณปัจจุบัน

1.3 กดที่ปุ่ม  เพื่อนำไปสู่หน้า แบบฟอร์มการไปประชุม/อบรม/สัมมนา สำหรับการกรอกข้อมูล

1.4 ให้ทำการกรอกแบบฟอร์มบันทึกข้อมูลการไปประชุม/อบรม/สัมมนาตามที่ได้กำหนดไว้

1.4.1 เลือกประเภทการพัฒนา

1.4.2 เลือกประเภทการไปราชการ ด้านสายงาน และด้านการพัฒนา

Aเลือก ประชุม/อบรม/สัมมนา ในกรณีที่เป็นเรื่องที่มีวัตถุประสงค์ของกิจกรรมเพื่อพัฒนาศักยภาพของบุคลากร มีวิทยากรให้ความรู้

Aเลือก ประชุมราชการ ในกรณีเป็นการประชุมที่ไม่มีวิทยากร

ด้านสายงาน      Aเลือก ตรงสายงาน ในกรณีที่เรื่องที่ไป ตรงหรือเกี่ยวข้องกับภาระงานที่รับผิดชอบ

ด้านการพัฒนา   Aเลือก วิชาชีพ ในกรณีที่เรื่องที่ไป จัดเพื่อกลุ่มเป้าหมายเป็นกลุ่มวิชาชีพเดียวกันเช่น พยาบาล นักบัญชี นักทรัพยากร เจ้าหน้าที่สารบรรณ ฯลฯ

1.4.3 เลือกพาหนะในการเดินทาง

Aกรณีที่เลือกพาหนะในการเดินทางเป็น “รถราชการ” จะปรากฏช่องให้กรอกชื่อ-นามสกุลของพนักงานขับรถยนต์ และทะเบียนรถราชการ

Aกรณีที่เลือกพานะในการเดินทางเป็น “รถยนต์ส่วนตัว” จะปรากฏช่องให้กรอกทะเบียนรถ ดังรูป

1.5 เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้ทำการกดที่ปุ่ม

1.6 จากนั้นจะมีแบบฟอร์มเพิ่มเติมขึ้นมาให้กรอก

1.6.1 การเพิ่มผู้ร่วมไปประชุม/อบรม/สัมมนา (ถ้ามี)

เมื่อเลือกผู้ร่วมไปประชุม/อบรม/สัมมนา (กรอบแดง) ที่ต้องการเรียบร้อยแล้วให้กดที่ปุ่ม  เพื่อเป็นการเพิ่มผู้ร่วมไปประชุม

1.6.2 การจัดการข้อมูลวันที่เดินทาง จำนวนชั่วโมง และงบประมาณที่ใช้ ของผู้ไปประชุม/อบรม/สัมมนา

หมายเลข 1: เป็นไอคอนสำหรับแก้ไขข้อมูลวันที่เดินทาง จำนวนชั่วโมง และงบประมาณที่ใช้ของผู้ไปประชุม/อบรม/สัมมนา หากกดแก้ไขจะแสดงหน้าจอเพื่อให้สามารถแก้ไขข้อมูลได้ ดังภาพ เมื่อแก้ไขข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้กด  เพื่อเป็นการบันทึกข้อมูลการไปประชุม/อบรม/สัมมนารายบุคคลที่ได้ทำการแก้ไขไป

หมายเลข 2: เป็นไอคอนสำหรับการลบ เมื่อคลิกที่ไอคอนแล้วจะขึ้นแจ้งเตือนว่า “คุณต้องการลบหรือไม่” ถ้าผู้ใช้กดปุ่ม  จะเป็นการยืนการลบผู้ร่วมไปประชุมที่ผู้ใช้เลือก ถ้าไม่ต้องการลบให้กดปุ่ม

17. การจัดการหัวข้อในการเป็นวิทยากร/บริการวิชาการ (กรณีเลือกประเภทการไปราชการเป็นวิทยากร หรือบริการวิชาการ)

เป็นหน้าจอในการจัดการหัวข้อในการเป็นวิทยากร/บริการวิชาการ ซึ่งหมายเลขต่างๆ ภายในรูปที่ 85 มีความหมาย ดังนี้

หมายเลข 1: เป็นการเพิ่มหัวข้อในการเป็นวิทยากร/บริการวิชาการ ในกรณีที่มีหัวข้อ มากกว่า1หัวข้อ

หมายเลข 2: เป็นการแก้ไขหัวข้อในการเป็นวิทยากร/บริการวิชาการ

หมายเลข 3: เป็นการลบหัวข้อในการเป็นวิทยากร/บริการวิชาการ

หมายเลข 4: เป็นการบันทึกหัวข้อในการเป็นวิทยากร/บริการวิชาการ ในกรณีที่ บันทึกหัวข้อในการเป็นวิทยากร/บริการวิชาการเป็นครั้งแรก

18. กรณีเลือกประเภทการไปราชการเป็นไปประชุม/อบรมสัมมนา ประชุมราชการ หรือศึกษาดูงาน

18.1 การเลือกข้อมูลความสอดคล้องเกี่ยวกับการไปประชุม/อบรม/สัมมนา

ให้ทำการเลือกความสอดคล้องเกี่ยวกับการไปประชุม/อบรม/สัมมนา โดยการคลิกเลือกที่ช่องสี่เหลี่ยมหน้าความสอดคล้องที่ต้องการ

18.2 บันทึกรายงานการประชุม/อบรม/สัมมนา

18.3 การบันทึกการนำมาประยุกต์ใช้ในองค์กร

เมื่อเราทำการบันทึกข้อมูลการไปประชุม/อบรม/สัมมนาในข้อ 1.6 – 1.8 เสร็จสิ้นแล้ว ให้ทำการคลิกที่ปุ่มต่างๆ ที่ต้องการ ดังนี้

 ปุ่มสีเขียว  หมายถึง การบันทึกใบไปราชการแบบร่าง

 ปุ่มสีฟ้า   หมายถึง การยืนยันการบันทึกข้อมูลใบไปราชการพร้อมส่งเข้าเส้นทางในการอนุมัติเอกสาร (ถ้ามีการกำหนดเส้นทางการอนุมัติแล้ว)

 ปุ่มสีแดง  หมายถึง การยกเลิกการบันทึกใบไปราชการหรือลบใบไปราชการนั้นทิ้งนั่นเอง

 ปุ่มสีขาว  หมายถึง ทำการย้อนกลับไปยังหน้ารายการข้อมูลการไปประชุม/อบรม/สัมมนา

2. การแจ้งผลยืนยันการไปประชุม/อบรม/สัมมนา

เมื่อกลับจากการไปประชุม/อบรม/สัมมนา ต้องกลับมา บันทึกข้อมูลเพิ่มเติมให้ครบถ้วน โดย

2.1 เลือกเมนู แจ้งผลยืนยันการไปประชุม/อบรม/สัมมนา

2.2 เลือก รายการรอแจ้งผลยืนยันการไปประชุม/อบรม/สัมมนาที่ต้องการ แล้วกดที่ปุ่ม

2.3 จากนั้นจะแสดงหน้าแบบฟอร์มให้ทำการบันทึกข้อมูลการไปประชุม/อบรม/สัมมนา ดังนี้

2.3.1 กรณีที่เลือกพาหนะในการเดินทางเป็น “รถราชการ” จะปรากฏช่องให้กรอกชื่อ-นามสกุลของพนักงานขับรถยนต์ และทะเบียนรถราชการ ดังรูป

2.3.2 กรณีทีเลือกพาหนะในการเดินทางเป็น “รถยนต์ส่วนตัว” จะปรากฏช่องให้กรอกทะเบียนรถ ดังรูป

2.4 การเพิ่มผู้ร่วมไปประชุม/อบรม/สัมมนา (ถ้ามี)

เมื่อเลือกผู้ร่วมไปประชุม/อบรม/สัมมนา (กรอบแดง) ที่ต้องการเรียบร้อยแล้วให้กดที่ปุ่ม เพื่อเป็นการเพิ่มผู้ร่วมไปประชุม

หมายเลข 1: เป็นไอคอนสำหรับแก้ไขข้อมูลวันที่เดินทาง จำนวนชั่วโมง และงบประมาณที่ใช้ของผู้ไปประชุม/อบรม/สัมมนา หากกดแก้ไข จะแสดงหน้าจอเพื่อให้สามารถแก้ไขข้อมูลได้ เมื่อแก้ไขข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้กด  เพื่อเป็นการบันทึกข้อมูลการไปประชุม/อบรม/สัมมนารายบุคคลที่ได้ทาการแก้ไขไป

หมายเลข 2: เป็นไอคอนสำหรับการลบ เมื่อคลิกที่ไอคอนแล้วจะขึ้นแจ้งเตือนว่า “คุณต้องการลบหรือไม่” ถ้าผู้ใช้กดปุ่ม  จะเป็นการยืนการลบผู้ร่วมไปประชุมที่ผู้ใช้เลือก ถ้าไม่ต้องการลบให้กดปุ่ม ดังรูป

2.5 การจัดการหัวข้อในการเป็นวิทยากร/บริการวิชาการ (กรณีเลือกประเภทการไปราชการเป็นวิทยากร หรือบริการวิชาการ)

หมายเลข 1: เป็นการเพิ่มหัวข้อในการเป็นวิทยากร/บริการวิชาการ ในกรณีที่มีหัวข้อ มากกว่า 1 หัวข้อ

หมายเลข 2: เป็นการแก้ไขหัวข้อในการเป็นวิทยากร/บริการวิชาการ

หมายเลข 3: เป็นการลบหัวข้อในการเป็นวิทยากร/บริการวิชาการ

หมายเลข 4: เป็นการบันทึกหัวข้อในการเป็นวิทยากร/บริการวิชาการ ในกรณีที่ บันทึกหัวข้อในการเป็นวิทยากร/บริการวิชาการเป็นครั้งแรกหน้าจอในการเลือกข้อมูลความสอดคล้องเกี่ยวกับการไปประชุม/

 

2.6 อบรม/สัมมนา (กรณีเลือกประเภทการไปราชการเป็นไปประชุม/อบรมสัมมนา ประชุมราชการ หรือศึกษาดูงาน)

 

ให้ทำการเลือกความสอดคล้องเกี่ยวกับการไปประชุม/อบรม/สัมมนา โดยการคลิกเลือกที่ช่องสี่เหลี่ยม £ หน้าความสอดคล้องที่ต้องการ

2.7 บันทึกรายงานการประชุม/อบรม/สัมมนา (กรณีเลือกประเภทการไปราชการเป็นไปประชุม/อบรมสัมมนา ประชุมราชการ หรือศึกษาดูงาน)

2.8 บันทึกการนามาประยุกต์ใช้ในองค์กร (กรณีเลือกประเภทการไปราชการเป็นไปประชุม/อบรมสัมมนา ประชุมราชการ หรือศึกษาดูงาน)

เมื่อเราทำการบันทึกข้อมูลการไปประชุม/อบรม/สัมมนาในข้อ 2.6-2.8  เสร็จสิ้นแล้ว ให้ทำการคลิกที่ปุ่มต่างๆ ที่ต้องการ ดังนี้

 ปุ่มสีเขียว  หมายถึง การบันทึกใบไปราชการแบบร่าง

 ปุ่มสีฟ้า  หมายถึง การยืนยันการบันทึกข้อมูลใบไปราชการพร้อมส่งเข้าเส้นทางในการอนุมัติเอกสาร (ถ้ามีการกำหนดเส้นทางการอนุมัติแล้ว)

 ปุ่มสีแดง  หมายถึง การยกเลิกการบันทึกใบไปราชการหรือลบใบไปราชการนั้นทิ้งนั่นเอง

 ปุ่มสีขาว  หมายถึง ทำการย้อนกลับไปยังหน้ารายการข้อมูลการไปประชุม/อบรม/สัมมนา

3. การตรวจสอบสถานะการอนุมัติและพิมพ์ใบขอไปประชุม/อบรม/สัมมนา

3.1 ไปที่ เมนู (Menu) คลิกเลือก ทำเรื่องขอไปประชุม/อบรม/สัมมนา

3.2 เลือกเมนู ตรวจสอบสถานะการอนุมัติและพิมพ์ใบขอไปประชุม/อบรม/สัมมนา

3.3 ทำการเลือก ช่วงวันที่ไปราชการ และกดที่ปุ่ม

หน้าจอในการเลือกช่วงวันที่ไปราชการ และการแสดงรายละเอียดของสถานะการอนุมัติ

หมายเลข 1:  เป็นช่วงวันที่เริ่มต้นในการไปราชการ

หมายเลข 2:  เป็นช่วงวันที่สิ้นสุดในการไปราชการ

หมายเลข 3:  เป็นการแสดงรายละเอียดของสถานะการอนุมัติ

หมายเลข 4:  เป็นการสั่งพิมพ์เอกสารที่ใช้ในการไปราชการ (ใบปะหน้า) ตัวอย่างดังรูป

หน้าจอในการสั่งพิมพ์เอกสารที่ใช้ในการไปราชการ (ใบปะหน้า)

  (379)