คุณอำนวย อ. รัถยานภิศ พละศึก
คุณลิขิต อ. อารยา วชิรพันธ์

การใช้กระบวนการคุณภาพในการบริหารความเสี่ยง

ผู้รับผิดชอบ ดร. รัถยานภิศ พละศึก และคณะ

ความเป็นมาและความสำคัญ

การควบคุมภายในจัดทำขึ้นเพื่อป้องกันการรั่วไหลของการใช้ทรัพยากรจากการดำเนินงานตามระบบที่หน่วยงานจัดขึ้น โดยทรัพยากรในที่นี้ไม่ใช่หมายถึงการเงินเพียงอย่างเดียว แต่รวมถึง ความน่าเชื่อถือของข้อมูลต่าง ๆ ทางการเงิน ความน่าเชื่อถือของการดำเนินงานของหน่วยงานต่าง ๆ ที่นำไปสู่การปฏิบัติ ดังนั้น แนวคิดการควบคุมภายในจึงเป็นกระบวนงานที่แทรกหรือแฝงอยู่ในการปฏิบัติงานตามปกติ โดยเป็นความรับผิดชอบของบุคลากรทุกคนที่ปฏิบัติงานอยู่ในระบบงานขององค์กร การควบคุมภายในจึงทำให้องค์กรสามารถทำงานได้อย่างสมเหตุสมผล พัฒนางานอย่างมีประสิทธิภาพ จากการดำเนินการควบคุมภายในของวิทยาลัยพยาบาลบรมราชชนนี นครศรีธรรมราช พบว่า สามารถบูรณาการการควบคุมภายในกับการปฏิบัติงานประจำโดยถือเป็นขั้นตอนหนึ่งของกระบวนงานอย่างต่อเนื่อง ดังนั้น จึงคณะกรรมการจัดการความรู้จึงมีแนวคิดในการถอดบทเรียนการดำเนินการควบคุมภายในจากการปฏิบัติ โดยใช้กระบวนการคุณภาพเป็นกลไกในการดำเนินการ เพื่อการพัฒนาเป็นแนวปฏิบัติที่ดีในการทำงานให้บรรลุเป้าหมายต่อไป

วิธีดำเนินการ

ในการดำเนินการจัดการความรู้ครั้งนี้ใช้แนวคิดของระบบและกลไกการประกันคุณภาพการศึกษา ดังนี้
Plan ประกอบด้วย
๑. กำหนดแผนการบริหารความเสี่ยง
๒. ประชาสัมพันธ์และชี้แจงการดำเนินการแก่ผู้เกี่ยวข้อง

Do ประกอบด้วย
๑. จัดประชุมแลกเปลี่ยนการดำเนินการควบคุมภายในของแต่ละส่วนงาน
๒. สกัดแนวปฏิบัติในการควบคุมภายใน
๓. บุคลากรนำแนวทางในการควบคุมภายในสู่การปฏิบัติในงานของตนเอง

Check ประกอบด้วย
๑. การรายงานผลการดำเนินงานควบคุมภายในตามระยะเวลาที่กำหนด
Act ประกอบด้วย
๑. การนำเสนอผลการควบคุมภายในต่อคณะกรรมการบริหารเพื่อพิจารณาและร่วมหาแนวทางควบคุมต่อไป
๒. กำหนดแนวทางการควบคุมภายในในงวดต่อไป

สรุปผลที่ได้

การเสี่ยง คือ “โอกาสหรือเหตุการณ์ที่ไม่พึงประสงค์ที่จะทำให้เราไม่บรรลุวัตถุประสงค์” นั่นหมายความว่า “ความเสี่ยง เป็นสิ่งต่าง ๆที่อาจกีดกันองค์กรจากการบรรลุวัตถุประสงค์รือเป้าหมายในการดำเนินงานต่าง ๆ ความเสี่ยงทำให้เราไม่บรรลุวัตถุประสงค์ ของงานที่เรากำลังทำ การควบคุมภายในจึงต้องเมต้นจากการกำหนดว่า อะไรเป็นวัตถุประสงค์ ของความสำเร็จในการปฏิบัติงานของเรา เวลาปกติของการทำแผนเราจะดูที่เรื่องของความประสบผลสำเร็จ แต่หากดูเรื่องของความเสี่ยงจะดูที่เรื่อง ถ้าจะไม่สำเร็จ อะไรคือ ตัวขวาง โดยเรามีขั้นตอนการบริหารความเสี่ยงอย่างง่าย 5 ข้อ ได้แก่
1. กำหนดวัตถุประสงค์และกระบวนงาน (Objective and Process Establishment)
(แบบวิเคราะห์กระบวนงาน)
2. การระบุความเสี่ยง (Risk Identification) (แบบ ปย. 2)
3. การประเมินความเสี่ยง(Risk Assessment) (แบบ ปย. 2)
4. การสร้างแผนจัดการ(Risk Management Planning) (แบบ ปย. 2)
5. การติดตามสอบทาน (Monitoring & Review) (แบบ ติดตาม ปย. 3)

เมื่อพิจารณาถึงขั้นตอนดังกล่าวแท้จริงแล้วก็คือกระบวนการคุณภาพ PDCA นั่นเอง การที่จะทำแผนรับมือความเสี่ยงมีหลายรูปแบบขึ้นอยู่กับว่า เรามีความสามารถในการยอมรับความเสี่ยงแค่ไหน เช่น การบริหารศาสตร์ขององค์กรอย่างไรให้ประสบความสำเร็จ ซึ่งเป็นความเสี่ยงด้านการปฏิบัติ การบริหารความเสี่ยง คือ 1) กำหนดมาตรฐานของการบริหารยุทธศาสตร์หรือคือวัตถุประสงค์ขอวงการบริหารยุทธศาสตร์ และกระบวนการบริหารยุทธศาสตร์ 2) ระบุเหตุที่ไม่พึงประสงค์ที่ทำให้การบริหารยุทธศาสตร์ไม่สามารถเกิดขึ้นตามที่กำหนดไว้ได้ เช่น การแปลงยุทธศาสตร์สู่การปฏิบัติไม่ชัดเจนเนื่องจากการวางแผนงาน/โครงการไม่ตอบสนองความต้องการทางยุทธศาสตร์ 3) ประเมินระดับความเสี่ยงว่าโอกาสเสี่ยงนั้นเรายอมรับได้หรือไม่ ถ้ายอมรับไม่ได้มีขนาดและความรุนแรงของความเสี่ยงระดับใด 4) วางแผนป้องกันไม่ให้เกิดความเสี่ยงตามสาเหตุที่เกิด ในกรณีดังกล่าวต้องให้ความสำคัญกับกิจกรรมการวางแผนงาน/โครงการให้ตอบความต้องการเชิงยุทธศาสตร์ 5) ทำการกำกับติดตามหรือสอบทานการวางแผนงาน/โครงการว่าตอบสนองความต้องการเชิงยุทธศาสตร์หรือไม่ ถ้าตอบสนองแสดงว่าความเสี่ยงหมดไป ถ้ายังไม่ตอบสนองแสดงว่าความเสี่ยงยังคงมีอยู่ ก็ดำเนินการประเมินต่อไปว่ายังมีความเสี่ยงระดับใดที่จะต้องเข้าสู่ขั้นตอนที่ 4 และ 5 ต่อไป
ดังนั้น จึงจะต้องตอบคำถาม 7 คำถามให้ได้ เพื่อการบริหารความเสี่ยงที่ดี คือ
Q1 ท่านมีความฝัน ความหวังอะไรที่ต้องบรรลุให้ได้ยู่บ้างหรือไม่
Q2 ท่านมีความกังวลใจอะไรบ้าง ซึ่งเป็นเหตุการณ์ ปัญหา อุปสรรคที่จะทำให้ท่านไม่บรรลุความสำเร็จที่ตั้งไว้
Q3 ท่านได้เตรียมการณ์ใดเพื่อป้องกัน สาเหตุของเหตุการณ์เหล่านั้นบ้างแล้วหรือไม่
Q4 ท่านคิดว่าการเตรียมการเหล่านั้นถ้ามีสิ่งที่เล็ดลอดได้จะน่ากังวลใจเพียงใด
Q5 ท่านจะทราบได้อย่างไรว่า เหตุการณ์ ปัญหา อุปสรรค จำนวนมากนั้น ควรจะนำสิ่งใดมาพิจารณา
Q6 ท่านคิดว่าจำเป็นต้องมีแนวทาง วิธีการ เพิ่มเติมในการรับมือ เหตุการณ์หรือผลที่เล็ดลอดมา อีกหรือไม่ อย่างไร
Q7 ท่านจะทราบได้อย่างไรว่า เหตุการณ์นั้นได้เกิด หรือมีแนวโน้มที่จะเกิดมากน้อยหรือไม่เพียงไร
ท่านกังวลใจในเรื่องการบริหารงานอะไร ความกังวลใจเหล่านั้นคือ ความเสี่ยง ก็มากำหนดว่า อะไรคือ ความกังวลใจ มีระบบการควบคุมไม่ดี แล้วประเมินว่า รุนแรงมาก เกิดบ่อยคะแนนสูง ลำดับในแต่ละช่องรุนแรงมาก เกิดไม่บ่อยเราก็นำมาไว้ลำดับหลัง หากตอบคำถาม นี้ได้ ก็จะสามารถรับมือกับงานได้ ทุกอย่างอยู่ที่ธรรมชาติขององค์กรว่า มองอะไรที่เป็นเรื่องที่มีความสำคัญตามลำดับ

การนำไปใช้
นำไปใช้ในการดำเนินการบริหารความเสี่ยงประจำปีงบประมาณ 2554