ในการจัดทำคำของบประมาณค่าครุภัณฑ์ หน่วยงานควรดำเนินการตามขั้นตอน ดังนี้

๑)      กำหนดลำดับความสำคัญของโปรแกรมวิชา/กิจกรรม

๒)      จัดทำกรอบรายการครุภัณฑ์ที่จำเป็นของแต่ละโปรแกรมวิชา/กิจกรรม

๓)   จัดทำรายละเอียดคำขอตั้งครุภัณฑ์ของแต่ละโปรแกรม/กิจกรรม โดยกำหนดรายการ คุณลักษณะ ราคา จำนวนที่ต้องการ และอื่นๆ ให้ครบถ้วน สมบูรณ์ และขอให้จัดเรียงลำดับของครุภัณฑ์แต่ละรายการด้วย

การจัดทำรายละเอียดครุภัณฑ์แต่ละรายการ   มีหลักการดังต่อไปนี้

๑)      ชื่อครุภัณฑ์ควรเป็นภาษาไทย และเป็นชื่อกลางๆ ที่สื่อความหมายได้

๒)   ครุภัณฑ์ที่ใช้ด้วยกันควรจัดตั้งงบประมาณเป็นชุด เพื่อป้องกันการได้รับงบประมาณเพียงชิ้นใดชิ้นหนึ่งแล้วไม่สามารถใช้งานได้ แต่หากเป็นชุดที่มี่ราคาสูง ควรมีรายละเอียดและราคาของแต่ละชิ้นอย่างชัดเจน  ซึ่งการตั้งงบประมาณเป็นชุดนี้ ขอให้เป็นครุภัณฑ์ที่จำเป็นต้องใช้ร่วมกันอย่างแท้จริง มิใช่เพียงนำครุภัณฑ์หลายๆ อย่างมาตั้งงบประมาณรวมกัน

๓)   กำหนดคุณลักษณะ (Specification) ของ ครุภัณฑ์ให้เหมาะสมกับภารกิจและการใช้งาน หากเป็นครุภัณฑ์ที่กำหนดไว้ในบัญชีมาตรฐาน ขอให้ใช้คุณลักษณะตามบัญชีมาตรฐาน แต่หากหน่วยงานจำเป็นต้องใช้ครุภัณฑ์ชนิดเดียวกันแต่มีคุณลักษณะสูงกว่าหรือ แตกต่างไปจากในบัญชีราคามาตรฐาน ขอให้จัดซื้อด้วยเงินนอกงบประมาณ  เนื่องจากสำนักงบประมาณจะอนุมัติงบประมาณตามบัญชีราคามาตรฐานเท่านั้น

๔)      กำหนดราคาครุภัณฑ์ให้เหมาะสม คือ

-          หากเป็นครุภัณฑ์ตามบัญชีราคามาตรฐาน ต้องตั้งตามบัญชีราคามาตรฐาน

-          ครุภัณฑ์คอมพิวเตอร์ ต้องตั้งตามราคากลางของสำนักงบประมาณ (หากมี)

-          ครุภัณฑ์อื่นๆ  ตั้งราคาตามคุณลักษณะและราคาที่สามารถจัดซื้อได้   โดยควรมีการสืบราคาก่อน

๕)   เขียนคุณลักษณะของครุภัณฑ์ให้ชัดเจนและครบถ้วน เพียงพอที่จะชี้แจงถึงความเหมาะสมของราคาและคุณประโยชน์ของครุภัณฑ์นั้น  ขอให้เขียนให้สั้น  กระชับ  ไม่จำเป็นต้องมีรายละเอียดมากเกินไปแต่สาระสำคัญครบถ้วน  ที่สำคัญประการหนึ่งคือขอให้เขียนเป็นภาษาไทย

ระบุเหตุผลความจำเป็นของรายการจัดซื้อครุภัณฑ์ทุกรายการอย่างชัดเจน     สามารถ ชี้แจงผู้เกี่ยวข้องให้เห็นพ้องและเชื่อถือว่าครุภัณฑ์มีความจำเป็นอย่างแท้ จริงได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ครุภัณฑ์การเรียนการสอน ควรบอกรายชื่อวิชา/โปรแกรมวิชาและจำนวนผู้ใช้ครุภัณฑ์นั้นๆ กรณีเป็นโปรแกรมวิชาเปิดใหม่ ขอให้แจ้งปีแรกที่เปิดสอน

ที่ประชุม  ได้ข้อสรุปเกณฑ์ในการจัดทำคำของบประมาณครุภัณฑ์ ดังนี้

๑. คำขอรายการครุภัณฑ์ เรียงลำดับความสำคัญตามความจำเป็น

๒. ราคาครุภัณฑ์ต่อหน่วย ตั้งแต่ ๒๐,๐๐๐ บาท

๓. วงเงินรวม ต่อ วิทยาลัย ต่อปี ๒,๐๐๐,๐๐๐ บาท

๔. ราคาครุภัณฑ์ ใช้ราคาตามปีงบประมาณที่จัดทำคำของบประมาณ

๕. ครุภัณฑ์ที่มีราคาต่อหน่วย ๑,๐๐๐,๐๐๐ บาทขึ้นไป ส่วนกลางควรจัดหาให้ในลักษณะจัดทำเป็นโครงการ และจัดให้กับทุกวิทยาลัย ให้เป็นมาตรฐานเดียวกันในการจัดการเรียนการสอนหลักสูตรนั้นๆ

๖. ในการพิจารณาจัดสรรให้เท่าเทียมกันทุกวิทยาลัย