-   ระบบ CHE QA ONLINE SYSTEM  เป็น ระบบสารสนเทศของกระบวนการประกันคุณภาพ เป็นฐานข้อมูลผลการดำเนินงานทุกระดับ ตั้งแต่ระดับบุคคล ภาควิชา คณะ และสถาบันอุดมศึกษา สามารถวัดและวิเคราะห์ผลการดำเนินงานที่จำเป็นในการประกันคุณภาพ สามารถเรียกใช้ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว  ระบบฐานข้อมูล CHE QA ONLINE SYSTEM  ประกอบด้วยผู้เกี่ยวข้องหลัก ดังนี้
๑.   ผู้ดูแลระบบสำนักงานคณะกรรมการการอุดมศีกษา
๒. ผู้ดูแลระบบระดับมหาวิทยาลัย
๓.  ผู้ดูแลระบบระดับคณะ
๔.  ผู้กรอกข้อมูล
๕.  คณะกรรมการตรวจประเมิน

๖.   ประธานกรรมการผู้ตรวจประเมิน

- หน้าที่ผู้ดูแลระบบระดับมหาวิทยาลัย/วิทยาลัย  ได้แก่ กำหนดผู้ใช้งานและรหัสผ่าน กำหนดสถานศึกษาตามกลุ่มสถาบันอุดมศึกษา โครงสร้างสถาบัน เพิ่มตัวบ่งชี้เชิง   อัต ลักษณ์ของสถาบัน บันทึกแก้ไขข้อมูลพื้นฐาน บันทึกผลการดำเนินงาน รายการหลักฐานอ้างอิงในแต่ละตัวบ่งชี้ ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลประเมินตนเอง แสดงคะแนนและผลการตรวจประเมิน และส่งรายงานการประเมินตนเองให้กับ สกอ.

- แนวทางการวางแผนปฏิบัติกระบวนการประเมินคุณภาพภายในสถาบันการศึกษา ปีการศึกษา ๒๕๕๓ (สกอ.)

ในส่วนของผู้ดูแลระบบ สามารถทำการติดตั้งโปรแกรมระบบฐานข้อมูล ในเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายได้  โดยต้องใช้เครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายจำนวน 1 เครื่องพร้อมระบบปฏิบัติการ Windows 2003 Server หรือ สูงกว่า ซึ่งสามารถเชื่อมต่อฐานข้อมูลกับทางส่วนกลางได้ แต่ถ้าสถาบันใดไม่สะดวกในการติดตั้งเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายอันเนื่องจาก ระบบปฏิบัติการจะต้องมีลิขสิทธิ์ถูกต้อง ก็สามารถเชื่อมต่อเพื่อใช้ฐานข้อมูลร่วมกับทางส่วนกลางได้   โดยทางส่วนกลางจะเป็นผู้รับผิดชอบดูแลทางด้าน Hardware และ Software เครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายรวมถึงการ Backup ฐานข้อมูลให้ทั้งหมด

ดังนั้นทางผู้ดูแลระบบเห็นว่า ในระยะเริ่มต้นจะใช้ฐานข้อมูลจากเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายของส่วนกลางก่อน เพื่อลดปัญหาในการใช้งาน