| ผู้บันทึก : นางปวันณัฐ จันทร์ภักดี นางสาคร ฤทธิ์เต็ม นางสาวอมรรัตน์ ชูปลอด นางสาวสุกัญญา ศรีสมานุวัตร นางสุภาวดี สักมาส และนางสาวแสงเดือน ชูอินทร์ | |
| กลุ่มงาน : งานบริหารทั่วไป | |
| ฝ่าย : ฝ่ายบริหาร | |
| ประเภทการปฎิบัติงาน : ประชุมเชิงปฏิบัติการ | |
| เมื่อวันที่ : 14 มิ.ย. 2553 ถึงวันที่ : 16 มิ.ย. 2553 | |
| หน่วยงาน/สถาบันที่จัด : งานควบคุมภายใน กลุ่มยุทธศาสตร์และพัฒนาคุณภาพ วิทยาลัยพยาบาลบรมราชชนนี สงขลา ร่วมกับเครือข่ายวิทยาลัยพยาบาลบรมราชชนนีและวิทยาลัยการสาธารณสุข | |
| จังหวัด : สงขลา | |
| เรื่อง/หลักสูตร : การพัฒนาระบบบริหารความเสี่ยงในการควบคุมภายใน | |
| วันที่บันทึก 5 ก.ค. 2553 | |
|
|
|
| รายละเอียด | |
| ความรู้ที่ได้เรียนรู้มีดังนี้ ระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินว่าด้วยการกำหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ.2544 การควบคุมภายใน เป็นกระบวนการที่ผู้กำกับดูแลฝ่ายบริหารและบุคลากรของหน่วยกำหนดให้มีขึ้น เพื่อให้เกิดความมั่นใจอย่างสมเหตุสมผลกับการดำเนินงานของหน่วยรับตรวจจะ บรรลุวัตถุประสงค์ วัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน ๑.การดำเนินงาน หมายถึง การบริการจัดการ การใช้ทรัพยากรให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและ ประสิทธิผลรวมถึงการดูแลรักษาทรัพย์สิน การป้องกันหรือลดความผิดพลาด การรั่วไหล ๒.การรายงานทางการเงิน รายงานทางการเงินที่จัดทำขึ้นเพื่อใช้ภายในและภายนอกหน่วยงานรับตรวจ เชื่อถือได้ทันเวลา ๓. การปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ รวมทั้งปฏิบัติตามนโยบาย ปัจจัยแห่งความสำเร็จของระบบการควบคุมภายใน ๑. ผู้บริหารให้ความสำคัญ ๒. การบริหารความเสี่ยงอย่างสม่ำเสมอ ๓. การจัดการทรัพยากรบุคคลเป็นระบบ/เหมาะสม ๔. มีความรับผิดชอบและจิตสำนึกของบุคลากรทุกระดับ การบันทึกบัญชี ๑. รับหลักฐานใบสำคัญ ,ใบแจ้งหนี้การบันทึกบัญชี -สำเนาใบเสร็จรับเงิน -รายงานการโอนเงิน -สำเนาใบโอนเงิน -เอกสารการจ่ายเงิน -ต้นขั้วเช็ค -ทะเบียนคุมเช็ค -รับใบแจ้งหนี้และใบสำคัญ -รับหลักฐานการหักภาษี ณ ที่ จ่าย -รายงานการจ่ายตรง เจ้าหนี้ ๒. จัดทำใบสำคัญการลงบัญชี – ใบสำคัญการลงบัญชีด้านรับ – ใบสำคัญการลงบัญชีด้านจ่าย – ใบสำคัญการลงบัญชีด้านทั่วไป ๓.จัดทำบัญชีแยกประเภททั่วไป – จัดทำรายงานและงบการเงินประจำเดือน/งบการเงินประจำปี เพื่อเสนอผู้บริหารต่อไป ๔.รายงานทางการเงิน – บันทึกบัญชีในสมุดรายวันขั้นต้นและบัญชีแยกประเภททั่วไปตามหมวดบัญชีที่ เกี่ยวข้อง กระบวนการปฏิบัติงาน/และวัตถุประสงค์ของการควบคุม (1) การบันทึกบัญชีวัตถุประสงค์ – เพื่อจัดทำรายงานและงบการเงิน ถูกต้อง ครบถ้วน เชื่อถือได้และทันเวลา การควบคุมที่มีอยู่ (2) -มีคู่มือการบันทึกบัญชี -คณะกรรมตรวจสอบการรับ-จ่ายเงิน -มีการแบ่งแยกหน้าที่ทางการบัญชี ตามระเบียบและแนวทางปฏิบัติ การประเมินผลการควบคุม – ผู้ปฏิบัติงานไม่เข้าใจระเบียบและวิธีการปฏิบัติ ความเสี่ยงที่ยังมีอยู่ -มีการเปลี่ยนผู้ปฏิบัติงานบ่อยทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการบันทึกบัญชี -ได้รับเอกสารการบันทึกบัญชีล่าช้า การปรับปรุงการควบคุม -จัดอบรมให้กับผู้ปฏิบัติงานด้านบัญชีเพื่อให้เข้าใจแนวทางการปฏิบัติที่ถูก ต้องตามวัตถุประสงค์ -กำหนดระยะเวลาการส่งเอกสาร หลักฐานของฝ่ายการเงินและพัสดุให้ชัดเจน -ให้ความรู้กับผู้ตรวจสอบรายการบันทึกรับ-จ่ายประจำวันและให้ปฏิบัติอย่าง สม่ำเสมอ กำหนดเสร็จ/ผู้รับผิดชอบ 31 มีนาคม 2554 รองผู้อำนวยการฝ่ายบริหารงานทั่วไป(ผู้รับผิดชอบ) หมายเหตุ ระดับความเสี่ยง 9 โอกาส 3 ผลกระทบ 3 การจัดทำแผนพัสดุประจำปี สำรวจความต้องการใช้พัสดุ – กำหนดแบบฟอร์มให้กลุ่มงานสำรวจการใช้พัสดุ – ทุกกลุ่มงานสำรวจความต้องการใช้พัสดุภายใต้วงเงินงบประมาณที่ได้รับจัดสรร โดยกำหนดระยะเวลาส่งให้ฝ่ายพัสดุ – เจ้าหน้าที่พัสดุรวบรวมเป็นภาพรวม – จัดทำรายงานผลการสำรวจการใช้พัสดุประจำปีพร้อมปัญหาและอุปสรรค เสนอผู้อำนวยการ ผอ. พิจารณาสั่งการ – กลุ่มงานไม่มีการสำรวจพัสดุ สำรวจพัสดุคงคลัง – พิจารณาข้อมูลจากรายงานผลการตรวจสอบพัสดุประจำปีและบัญชีคุมพัสดุ พิจารณาเปรียบเทียบพัสดุที่ต้องการจัดซื้อประจำปี – มีคณะกรรมการร่วมพิจารณาความเหมาะสมของความต้องการใช้พัสดุ – พิจารณาเปรียบเทียบพัสดุที่ต้องการทั้งหมดเทียบกับพัสดุคงคลัง จัดทำแผนการจัดหาพัสดุเป็นรายไตรมาส – กำหนดพัสดุ/จำนวน/ประเภท/ที่ต้องการจัดหาในแต่ละไตรมาส – จัดทำแผนการจัดหาพัสดุประจำปีเสนอ ผอ. ผอ. พิจารณาสั่งการ – ขออนุมัติหลักการ แผนการจัดหาพัสดุประจำปี * โครงการแผนงานตามนโยบายเร่งด่วน รวมจัดหาเดือนละ 1 ครั้ง (การจัดหานอกแผน) กระบวนการปฏิบัติงาน/และวัตถุประสงค์ของการควบคุม (1) การจัดทำแผนการจัดหาพัสดุประจำปี วัตถุประสงค์ – เพื่อให้การจัดหาพัสดุ มีประสิทธิภาพถูกต้องตามระเบียบพัสดุ – ระเบียบพัสดุ พ.ศ. 2535 และแก้ไขเพิ่มเติม การควบคุมที่มีอยู่ (2) – จัดทำแบบสำรวจความต้องการให้ทุกกลุ่มงานสำรวจความต้องการใช้พัสดุ ¬ – เจ้าหน้าที่พัสดุรวบรวมจัดทำแผนการจัดหาเป็นรายไตรมาส การประเมินผลการควบคุม (3) – ได้รับแบบสำรวจกลับมา ไม่ครบทุกกลุ่มงานและไม่ทันตามระยะเวลา ทำให้มีการจัดซื้อนอกแผนเป็นจำนวนมาก ความเสี่ยงที่ยังมีอยู่ (4) – แผนการจัดหาพัสดุประจำปี ที่ได้ ไม่ครอบคลุมครบถ้วนตามความต้องการใช้ ¬ มีการจัดซื้อนอกแผนจำนวนมาก การปรับปรุงการควบคุม (5) – การส่งผลการสำรวจการใช้พัสดุของกลุ่มงานกำหนดระยะเวลาให้ชัดเจน – กำหนดขั้นตอนการจัดทำรายงานผลการสำรวจการใช้พัสดุของกลุ่มงานต่างๆ พร้อมปัญหาและอุปสรรค เสนอผอ. เพื่อพิจารณาและ สั่งการให้จัดทำเพิ่มเติม ให้ครบสมบูรณ์ ¬- โครงการแผนการเร่งด่วนจัดหาเดือนละ 1 ครั้ง ชื่อส่วนย่อย งานห้องสมุด การจัดการฐานข้อมูลห้องสมุดอัตโนมัติ รายงานการประเมินผลและการปรับปรุงการควบคุมภายใน สำหรับปีสิ้นสุดวันที่ 30 เดือน กันยายน พ.ศ. 2553 กระบวนการปฏิบัติงาน/วัตถุประสงค์ของการควบคุม(1) การจัดการฐานข้อมูลห้องสมุดอัตโนมัติ – เพื่อให้การบันทึกข้อมูลทรัพยากรสารสนเทศเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ – เพื่อให้บริการยืม-คืน/สืบค้นหนังสือสะดวกและรวดเร็ว การควบคุมที่มีอยู่(2) – มีการบันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมูลห้องสมุดอัตโนมัติโดยใช้ระบบMarc – ให้บริการยืมหนังสือและสืบค้นด้วยระบบบาร์โค๊ด การประเมินผลการควบคุม(3) -ไม่เพียงพอ – ไม่เพียงพอ การเสี่ยงที่ยังมีอยู่(4) ไม่มีคู่มือในการลงรายการMarc – ระบบล่าช้า – ข้อมูลหาย – ข้อมูลติดไวรัส – ไม่มีผู้ดูแลระบบ การปรับปรุงควบคุม(5) – จัดทำคู่มือการปฏิบัติงานการลงรายการMarc – ปรับปรุงระบบเครือข่าย – สำรองข้อมูลทุกวัน – มีระบบแสกนไวรัส – กำหนดผู้ดูแลระบบ กำหนดเสร็จ/ผู้รับผิดชอบ(6) ภายใน 30 กันยายน 2553 กระบวนการรับ-ส่ง (ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์) รับหนังสือจากภายนอกองค์กร – จากไปรษณีย์ – จาก สบช.หรือทางโทรสาร – จากเครือข่าย สบช.(ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์) ตรวจสอบความถูกต้องสมบูรณ์ของหนังสือ – แยกประเภทของหนังสือ – แยกลำดับความสำคัญ รับหนังสือและลงทะเบียน – บันทึกรายละเอียดที่มาของหนังสือรับ – เรื่องด่วนแยกเสนอก่อนตามลำดับแรก สารบรรณสแกนหนังสือ – สแกนหนังสือเข้าระบบอิเล็กทรอนิกส์เพื่อไว้แนบเรื่องตอนคีย์หนังสือเข้าระบบ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เพื่อเสนอผู้มีอำนาจสั่งการ เสนอ ผอ.โดยฝ่าย/รอง/ผอ.กลุ่มอำนวยการ คัดแยกหนังสือส่งตามฝ่ายอิเล็กทรอนิกส์ – มีเลขาฝ่ายเข้าระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เพื่อส่งหนังสือให้ผู้เกี่ยวข้อง จัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้ม ชื่อส่วนงานย่อย กลุ่มงานสารบรรณ รายงานการประเมินผลและการปรับปรุงการควบคุมภายใน สำหรับปีสิ้นสุด วันที่ 30 เดือน กันยายน 2553 กระบวนการปฎิบัติงาน/และวัตถุประสงค์ของการควบคุม(1) การรับ-ส่งหนังสือโดยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ วัตถุประสงค์ – เพื่อให้การรับ-ส่งหนังสือเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพทันเวลาและรวดเร็ว – สามารถค้นหาหนังสือย้อนหลังได้ – ประหยัดในการลดการใช้ทรัพยากรทางกระดาษให้น้อยลง การควบคุมที่มีอยู่(2) – ระเบียบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ได้กำหนดผู้รับผิดชอบในการรับ-ส่งหนังสือ ไว้ชัดเจน – มีคู่มือในการใช้โปรแกรมระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ไว้ชัดเจน การประเมินผลการควบคุม(3) – ไม่เพียงพอเพราะเกิดจากปัจจัยภายนอกที่ไม่สามารถควบคุมได้ ความเสี่ยงที่ยังมีอยู่(4) – ระบบเครือข่ายมีปัญหาเกี่ยวกับไฟฟ้าขัดข้องระบบหยุดทำงานเครื่องใช้ไม่ได้ – บุคลากรขาดทักษะในการใช้ทรัพยากร – บุคลากรไม่ให้ความสำคัญในการใช้ระบบสารบรรณอิล็กทรอนิกส์ การปรับปรุงการควบคุม(5) – วางมาตรการป้องกันไฟฟ้าขัดข้อง – ติดตั้งเครื่องสำรองไฟฟ้าไว้สำรองให้เพียงพอกับขณะไฟฟ้าขัดข้อง – ให้บุคลากรเข้ารับการอบรมอย่างต่อเนื่อง กำหนดเสร็จ/ผู้รับผิดชอบ(6) 30 กันยายน 2554 หมายเหตุ (7) – ระดับความเสี่ยง 15 – โอกาส 3 – ผลกระทบ 5 รับหลักฐานใบสำคัญเบิกจ่าย – งานพัสดุ/ผู้ขอเบิกเงิน(ภายในและภายนอก) – คัดแยกเอกสารตามหมวดรายจ่าย ตรวจสอบหลักฐานใบสำคัญจ่าย – ตรวจความถูกต้องของหลักฐานขอเบิก ลงทะเบียนคุมหลักฐานขอเบิก – บันทึกรายละเอียดใบสำคัญในทะเบียนคุมหลักฐานขอเบิก ขออนุมัติเบิกจ่าย – เสนอรองฝ่ายบริหาร – เสนอผู้อำนวยการฯ การตั้งเบิก – จัดทำ ขบ. ต่างๆ ตามประเภทของเงิน – รวบรวมใบสำคัญตามหมวดรายจ่าย – ลงทะเบียนคุม ขบ. และทะเบียนคุมประจำงวด ขออนุมัติ – เสนออนุมัติแบบขอเบิก(ขบ.) การนำส่งในระบบ GFMIS – Zip File พร้อมนำส่งข้อมูลเข้าระบบ GFMIS – เรียกรายงานตรวจสอบการนำส่ง การรับโอนเงินจากธนาคาร – เรียกดูรายงานความเคลื่อนไหวในระบบ Internet ของธนาคารกรุงไทย – สอบทานยอดเงินในรายงานของธนาคารกรุงไทยกับรายงานการนำส่ง ขบ. การจ่ายเงิน เจ้าหนี้/บุคคลภายนอก – ลงทะเบียนคุมเช็ค/ เขียนเช็ค – ตรวจสอบ/เสนออนุมัติ – จ่ายเช็คให้เจ้าหนี้บุคคลภายนอก – รวบรวมหลักฐานการจ่ายส่งบัญชี การตัดจ่ายผ่านระบบ GFMIS – บันทึกข้อมูล ขจ.05 ตามรายการ ขบ.ที่ตั้งเบิก – นำส่ง ขจ.05 เข้าระบบ GFMIS – เรียกรายงานตรวจสอบความถูกต้อง/ลงทะเบียนคุม ขจ.05 รายงานการประเมินผลและการปรับปรุงการควบคุมภายใน สำหรับปีสิ้นสุดวันที่ 30 กันยายน 2553 กระบวนการปฏิบัติงาน/และวัตถุประสงค์ของการควบคุม(1) – การเบิกจ่ายเงินผ่านระบบ GFMIS (กรณีเบิกจ่ายผ่านหน่วยงาน) วัตถุประสงค์ เพื่อให้การเบิกจ่ายเงินมีประสิทธิภาพครบถ้วนถูกต้องและปฏิบัติถูกต้องตาม ระเบียบ การควบคุมที่มีอยู่ (2) – มีการตรวจสอบความถูกต้องของหลักฐานก่อนเบิก การประเมินผลการควบคุม 1.ความเข้าใจในระเบียบมีความแตกต่างกันทำให้เบิกจ่ายไม่เป็นไปตามระเบียบ 2.ไม่ทันการเปลี่ยนแปลงของระเบียบ ความเสี่ยงที่ยังมีอยู่ – การเบิกจ่ายเงินผิดพลาดไม่เป็นไปตามระเบียบกำหนด การปรับปรุงการควบคุม 1. ต้องมีการศึกษาระเบียบใหม่ๆอย่างสม่ำเสมอ 2. ให้แลกเปลี่ยนระเบียบใหม่ๆร่วมกันทั้งภายในและภายนอก 3. กำหนดขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของหลักฐานก่อนเสนอผอ.อนุมัติ กำหนดเสร็จ/ผู้รับผิดชอบ 30 ก.ย.2554 / งานการเงิน ชื่อส่วนราชการ วิทยาลัยพยาบาลบรมราชชนนี นครศรีธรรมราช รายงานการประเมินผลและการปรับปรุงการควบคุมภายใน สำหรับปีสิ้นสุดที่ ๓๐ เดือน กันยายน พ.ศ.๒๕๕๔ กระบวนการปฏิบัติงาน/และวัตถุประสงค์ของการควบคุม(1) ขั้นตอนการเลื่อนระดับสูงขึ้น ชำนาญการ – ชำนาญการพิเศษ ๑. วัตถุประสงค์เพื่อให้การเลื่อนระดับมีประสิทธิภาพและถูกต้องตามระเบียบ ๒. เพื่อให้ผู้มีสิทธิได้รับเลื่อนระดับตามสิทธิที่มีอยู่ การควบคุมที่มีอยู่ (2) ๑. คู่มือการปฏิบัติงาน ๒. กำหนดขั้นตอนการปฏิบัติงาน ๓. กำหนผู้รับผิดชอบชัดเจน การประเมินผลการควบคุม (3) คู่มือการปฏิบัติงานล้าสมัย ความเสี่ยงที่มีอยู่ มีการเปลี่ยนแปลงผู้รับผิดชอบบ่อย การปรับปรุงควบคุม ๑. จัดทำแผนการปฏิบัติในระบบเครือข่าย ๒. มีการทบทวนปรับปรุงแนวทางในการปฏิบัติงานในระดับเครือข่าย ๓. จัดประชุมเชิงปฏิบัติการเป็นระยะ กำหนดเสร็จ/ผู้รับผิดชอบ ๓๐ ก.ย. ๒๕๕๔/งานการเจ้าหน้าที่ หมายเหตุ ตกลงกันภายในหน่วยงานว่า โอกาส + ผลกระทบเกินเท่าใด ถึงจะนำเป็นความเสี่ยง
|
|
| ความรู้ที่สามารถนำมาประยุกต์ใช้กับการปฏิบัติงาน | |
| พัฒนางานที่มีความเกี่ยวข้องกับงานการเจ้าหน้าที่ งานการเงิน สารบรรณ ห้องสมุด บัญชีและพัสดุ ให้มี ประสิทธิภาพมากขึ้น มีความถูกต้อง ครบถ้วนตามระเบียบ และสามารถตรวจสอบได้ อย่าง โปร่งใส
|
|
| ความรู้ที่จะนำไปพัฒนาต่อ ? | |
| ประยุกต์ ใช้กับงานการเจ้าหน้าที่ งานการเงิน สารบรรณ ห้องสมุด บัญชีและพัสดุได้เป็นอย่างดี ทำให้มีทักษะ มีความรู้ ความเข้าใจและสามารถนำกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ หลักเกณฑ์ ได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ |
(628)