คุณอำนวย อ. อาทิตย์ ภูมิสวัสดิ์
คุณลิขิต อ. เกษร ปิ่นทับทิม

การใช้กระบวนการคุณภาพในการบริหารเชิงยุทธศาสตร์

ผู้รับผิดชอบ นายอาทิตย์ ภูมิสวัสดิ์ และนางเกษร ปิ่นทับทิม

ความเป็นมาและความสำคัญ
กระบวนการถ่ายทอดแผนกลยุทธ์สู่การปฏิบัติจากการดำเนินการในปีที่ผ่านมา พบว่าไม่สามารถกำกับติดตามแผนกลยุทธ์และแผนปฏิบัติการได้ตามแผน เนื่องจากแต่ละฝ่ายไม่สามารถส่งสรุปผลการดำเนินงานได้ตามกำหนด ดังนั้นในปีนี้ผู้รับผิดชอบการจัดการความรู้เรื่อง“การใช้กระบวนการคุณภาพในการบริหารเชิงยุทธศาสตร์” จึงได้จัดประชุมขึ้นเพื่อปรับขั้นตอนการปฏิบัติงานในการจัดทำแผนกลยุทธ์ โดยให้ทุกคน/ฝ่าย/งานมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็นเพื่อพัฒนาขั้นตอนการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพ

วิธีการดำเนินการ

ในการดำเนินการจัดการความรู้ครั้งนี้ใช้แนวคิดของระบบและกลไกการประกันคุณภาพการศึกษา ดังนี้
Plan ประกอบด้วย
๑. กำหนดแผนการการจัดการความรู้เรื่อง“การใช้กระบวนการคุณภาพในการบริหารเชิงยุทธศาสตร์”
๒. ประชาสัมพันธ์และชี้แจงการดำเนินการแก่ผู้เกี่ยวข้อง

Do ประกอบด้วย
๑. จัดประชุมแลกเปลี่ยนองค์ความรู้
๒. สกัดแนวปฏิบัติในการปรับขั้นตอนการปฏิบัติงานในการจัดทำแผนกลยุทธ์
๓. บุคลากรทุกงานทุกฝ่ายนำแนวทางสู่การปฏิบัติในงานของตนเอง

Check ประกอบด้วย
๑. ทุกงานทุกฝ่ายสรุปผล/รายงานการดำเนินงานภายในตามระยะเวลาที่กำหนดเป็นรายเดือน/รายไตรมาส
๒. สรุปผลการดำเนินงานประจำปี

Act ประกอบด้วย
๑. การนำเสนอผลการดำเนินงานต่อคณะกรรมการบริหารวิทยาลัย เพื่อพิจารณาและร่วมกันหาแนวทางปฏิบัติต่อไป
๒. กำหนดแนวทางการปฏิบัติในปีต่อไป

สรุปผลที่ได้
ขั้นตอนการปฏิบัติงานระบบและกลไกการประกันคุณภาพการศึกษา
ขั้นตอนการปฏิบัติงาน รายละเอียดของการปฏิบัติงาน ตัวชี้วัดความสำเร็จ/เกณฑ์ รหัสแบบฟอร์ม ความสอดคล้องกับ
มาตรฐานและตัวบ่งชี้ ผู้รับผิดชอบ
ขั้นตอนที่ 1
1. แต่ละฝ่ายวิเคราะห์ปัจจัยที่มีผลต่อการสำเร็จของงาน
2. นำผลการวิเคราะห์มาใช้ในการจัดทำ / ปรับปรุงแผนกลยุทธ์
3. จัดทำแผนกลยุทธ์ที่ได้จากการจัดทำขึ้นมาใหม่/ จากการปรับปรุง เพื่อขออนุมัติต่อคณะกรรมการบริหารวิทยาลัย – ร้อยละ 90 ของการบรรลุเป้าหมายตามตัวบ่งชี้ของการปฏิบัติงานที่กำหนดของปีงบประมาณ ที่ผ่านมา
– ร้อยละ 100 ของแผนกลยุทธ์สอดคล้องกับสถาบันหลัก การอุดมศึกษา มาตรฐานการอุดมศึกษา มาตรฐานวิชาชีพ (ถ้ามี) มาตรฐานการศึกษาของชาติ ยุทธศาสตร์ด้านต่าง ๆ ของชาติ และแผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคม แห่งชาติ
– ร้อยละ 100 ของประเด็นยุทธศาสตร์สอดคล้องกับบริบทการพัฒนาองค์กรทั้งปัจจัยภายในและปัจจัยภายนอก และสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ขององค์กร ตัวบ่งชี้ที่ 1.1 : กระบวนการพัฒนาแผน – คณะกรรมการนโยบายและยุทธศาสตร์
– รองผู้อำนวยการ
– สำนักงานแผนฯ
– หัวหน้างาน/ กลุ่มวิชา
– อาจารย์ทุกคน
– บุคลากรทุกคน

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน รายละเอียดของการปฏิบัติงาน ตัวชี้วัดความสำเร็จ/เกณฑ์ รหัสแบบฟอร์ม ความสอดคล้องกับ
มาตรฐานและตัวบ่งชี้ ผู้รับผิดชอบ
ขั้นตอนที่ 2
1. นำเสนอแผนกลยุทธ์ที่ได้จาก การจัดทำ / ปรับปรุงต่อ คณะกรรมการบริหารเพื่อ ผ่านการได้รับความเห็นชอบ

– กรณีผ่านการเห็นชอบเตรียมการถ่ายทอดแผนกลยุทธ์ระดับสถาบัน

– กรณีไม่ผ่านการเห็นชอบต้องกลับไปเริ่มดำเนินการในขั้นตอนที่ 1 ใหม่ แล้วก็ผ่านมาขั้นตอนที่ 2 ต่อตามลำดับ

ขั้นตอนที่ 3
1. ถ่ายทอดแผนกลยุทธ์ระดับสถาบันที่ผ่านการได้รับความเห็นชอบคณะกรรมการบริหารไปสู่ทุกหน่วยงานภายใน
– แผนกลยุทธ์ขององค์กรได้เข้ากระบวนการพิจารณาความเห็นชอบจากคณะกรรมการบริหารวิทยาลัย
– ร้อยละ 100 ของแผนกลยุทธ์มีผู้นำสู่การปฏิบัติที่ชัดเจน

ตัวบ่งชี้ที่ 1.1 : กระบวนการพัฒนาแผน
ตัวบ่งชี้ที่ 1.1 : กระบวนการพัฒนาแผน

– คณะกรรมการบริหารวิทยาลัย
– คณะกรรมการนโยบายและยุทธศาสตร์

– คณะกรรมการนโยบายและยุทธศาสตร์
– รองผู้อำนวยการ
– สำนักงานแผนฯ
– หัวหน้างาน/ กลุ่มวิชา
ขั้นตอนการปฏิบัติงาน รายละเอียดของการปฏิบัติงาน ตัวชี้วัดความสำเร็จ/เกณฑ์ รหัสแบบฟอร์ม ความสอดคล้องกับ
มาตรฐานและตัวบ่งชี้ ผู้รับผิดชอบ
ขั้นตอนที่ 4
1. นำแผนกลยุทธ์ในส่วนที่รับผิดชอบไปสู่การจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปีโดยวิเคราะห์ปัญหาโดยรวบรวมข้อมูลและข้อเท็จจริงตามกลยุทธ์ที่รับผิดชอบ กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายกำหนดทางเลือกในการดำเนินการ กำหนดทรัพยากร ตัวชี้วัดและเกณฑ์การประเมินโครงการ
2. จัดทำข้อเสนอโครงการเพื่อขออนุมัติ
3. นำเสนอแผนปฏิบัติการประจำปีเพื่อขออนุมัติงบประมาณและการดำเนินงาน

ขั้นตอนที่ 5
1. รวบรวมแผนปฏิบัติการประจำปีแต่ละฝ่ายเป็นของสถาบัน
2. ดำเนินการประกาศใช้แผนปฏิบัติการประจำปีตามช่องทางต่างๆ – ร้อยละ 100 ของข้อเสนอโครงการได้เข้ากระบวนการพิจารณาจากคณะกรรมการ บริหารวิทยาลัย
– ร้อยละ 100 ของข้อเสนอโครงการที่ได้รับการพิจารณามีความสอดคล้องกับเป้าหมาย วัตถุประสงค์ ยุทธศาสตร์ และกลยุทธ์ขององค์กร
– มีการประกาศใช้แผนปฏิบัติการผ่านช่องทางต่าง ๆ
ตัวบ่งชี้ที่ 1.1 : กระบวนการพัฒนาแผน

ตัวบ่งชี้ที่ 1.1 : กระบวนการพัฒนาแผน

– คณะกรรมการนโยบายและยุทธศาสตร์
– รองผู้อำนวยการ
– สำนักงานแผนฯ
– หัวหน้างาน/ กลุ่มวิชา
– บุคลากรที่เกี่ยวข้อง
– คณะกรรมการนโยบายและยุทธศาสตร์
– สำนักงานแผนฯ
ขั้นตอนการปฏิบัติงาน รายละเอียดของการปฏิบัติงาน ตัวชี้วัดความสำเร็จ/เกณฑ์ รหัสแบบฟอร์ม ความสอดคล้องกับ
มาตรฐานและตัวบ่งชี้ ผู้รับผิดชอบ
ขั้นตอนที่ 6
1. จัดทำโครงการการดำเนินงานตาม
แผนล่วงหน้าอย่างน้อย 2 สัปดาห์
2. จัดทำสรุปผลการดำเนินงาน
(PR02) เป็นรายเดือน/ รายไตรมาส
ส่งวันที่ 5 ของเดือนถัดไป
3. ดำเนินการปรับแผนปฏิบัติการประจำปีเป็นรายไตรมาศ
ขั้นตอนที่ 7
1. จัดทำสรุปผลการดำเนินงาน (PR 02) หลังสิ้นสุดโครงการ
2. รายงานการดำเนินการปรับแผนปฏิบัติการประจำปีต่อผู้บริหาร – ร้อยละ 100 ของแผนงาน/โครงการส่งโครงการได้ตามเวลาและแผนที่กำหนด
– ร้อยละ 100 ของแผนงาน/โครงการปฏิบัติโครงการได้ตามเวลาและแผนที่กำหนด
– ร้อยละ 100 ของแผนงาน/โครงการมีผลการนิเทศติดตามเวลาและแผนที่กำหนด
– ร้อยละ 100 ของแผนงาน/โครงการมีผลการสรุปการดำเนินงาน
-ร้อยละ100 ของแผนงาน/โครงการส่งมอบผลการดำเนินโครงการหลังสิ้นสุด โครงการ 2 สัปดาห์ ตัวบ่งชี้ที่ 1.1 : กระบวนการพัฒนาแผน

ตัวบ่งชี้ที่ 1.1 : กระบวนการพัฒนาแผน

– คณะกรรมการนโยบายและยุทธศาสตร์
– รองผู้อำนวยการ
– สำนักงานแผนฯ
– หัวหน้างาน/ กลุ่มวิชา
– อาจารย์ผู้รับผิดชอบแผนงาน/โครงการ
– คณะกรรมการนโยบายและยุทธศาสตร์
– รองผู้อำนวยการ
– สำนักงานแผนฯ
– หัวหน้างาน/ กลุ่มวิชา
– อาจารย์ผู้รับผิดชอบแผนงาน/โครงการ

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน รายละเอียดของการปฏิบัติงาน ตัวชี้วัดความสำเร็จ/เกณฑ์ รหัสแบบฟอร์ม ความสอดคล้องกับ
มาตรฐานและตัวบ่งชี้ ผู้รับผิดชอบ
ขั้นตอนที่ 8
1. สรุปผลการดำเนินการประจำปี
2. รายงานผลการดำเนินการประจำปีต่อผู้บริหารและคณะกรรมการบริหารวิทยาลัย

ขั้นตอนที่ 9
1. แต่ละฝ่ายวิเคราะห์ปัจจัยที่มีผลต่อการสำเร็จของฝ่ายต่างๆ
2. นำผลการวิเคราะห์มาใช้ในการทำแนวทางในการพัฒนาเพื่อปรับปรุงแผนกลยุทธ์ และแผนปฏิบัติการประจำปีในครั้งต่อไป
ขั้นตอนที่ 10
1. แต่ละฝ่ายสรุปผลการดำเนินงานภายในเวลาที่งานแผนกำหนด
2. นำผลสรุปการดำเนินงานของแต่ละฝ่ายมาจัดทำสรุปรายงานประจำปี – ร้อยละ 100 ของแผนงาน/โครงการมีผลการประเมินตามระยะเวลาของโครงการ
– ร้อยละ100ของแผนงาน/โครงการส่งมอบผลการประเมินตามตัวชี้วัดตามเวลาในแผนงาน/โครงการ

– ร้อยละ100ของผลการประเมินโครงการได้นำมาพิจารณาเพื่อทบทวนนโยบายและแผนให้ตอบสนองเป้าหมายขององค์กร
– ร้อยละ100ของบุคลากรรับทราบผลการทบทวนนโยบายและแผน

– มีรายงานประจำปี ตัวบ่งชี้ที่ 1.1 : กระบวนการพัฒนาแผน
ตัวบ่งชี้ที่ 1.1 : กระบวนการพัฒนาแผน
ตัวบ่งชี้ที่ 1.1 : กระบวนการพัฒนาแผน – คณะกรรมการนโยบายและยุทธศาสตร์
– รองผู้อำนวยการ
– สำนักงานแผนฯ
– หัวหน้างาน/ กลุ่มวิชา
– อาจารย์ผู้รับผิดชอบแผนงาน/โครงการ

– คณะกรรมการนโยบายและยุทธศาสตร์
– รองผู้อำนวยการ
– สำนักงานแผนฯ
– หัวหน้างาน/ กลุ่มวิชา
– อาจารย์ทุกคน
– คณะกรรมการนโยบายและยุทธศาสตร์
– รองผู้อำนวยการ
– สำนักงานแผนฯ
– หัวหน้างาน/ กลุ่มวิชา

การนำไปใช้
นำไปใช้ในการดำเนินงานจัดทำ/ปรับปรุง/พัฒนาการจัดทำแผนกลยุทธ์ประจำปีงบประมาณ 2554